À cheval entre le personnel d'encadrement (catégorie A) et le personnel d'exécution (catégorie C), la secrétaire administrative assure les fonctions dites d'application (connaissance et application des textes législatifs et réglementaires en vigueur). Ecoles, universités, mairies, cantons, administrations... autant de lieux où il peut exercer.

Comme dans le secteur privé, elle gère l'organisation pratique du service auquel elle est rattachée. Au quotidien, elle prépare des circulaires, rédige des synthèses, diffuse des documents. La secrétaire administrative peut avoir des missions plus larges selon son affectation. Ainsi, elle peut être amenée à assurer l'organisation et le suivi de réunions, à participer à la gestion et à l'encadrement du personnel, à préparer un dossier particulier.

La bonne exécution de ses missions nécessite rigueur, organisation, polyvalence et discrétion. Possédant d'excellentes qualités rédactionnelles et maîtrisant l'outil informatique, elle doit avoir une bonne capacité de synthèse pour rédiger des notes et élaborer des dossiers. Elle sait travailler en équipe, entretenir de bons rapports avec l'ensemble du personnel et répondre aux attentes de son supérieur hiérarchique.